第二回　代表者会議　議事録 書記：小西 ＜出席者＞　 実行委員長：中右 実行副委員長：小西（書記） 財務委員長：野村 論文・TP委員長代理：木澤 講演委員長：安川 総務委員長：白石 広報委員長：小原 新企画委員長：山口 会場委員長：秋山 実行委員長補佐：池上 参加者の承認により、池上諭が実行委員長補佐に就任した。 実行委員長補佐は、委員長に代わって各委員長へ指示を出す。 また、実行委員長補佐は、実行委員長・実行副委員長と同様に全体の把握をする。 １． 会場について（議題提示者：秋山孝二） 会場は、大学院自然科学研究科棟に決定した。 尚、電気電子棟（３号館）にて、電気電子工学科の各研究室の展示をする予定である。 通信ネットワーク工学科でも同様な展示を希望するのであれば、電気電子棟内の空き部屋 を展示用に利用することができるので、必要ならば総務に連絡をすること。 ２． 他大学の委員の状況について（議題提示者：白石達也） 総務委員の方で他大学と連絡を取り合い、他大学の委員について以下のように決定した。 岡山県立大 　@財務・総務 大下雅也 　A広報 和田博昭 　B論文 中川晴彦 　C講演 豊島正光 ※ 学校代表：返事待ち ※ 副委員長への立候補：なし 山口大 　@財務・総務 川地厚司 　A広報 杉脇正晃 　B論文 藤田悠介 　C講演 村山卓也 ※ 学校代表：川地厚司 ※ 総務副委員長への立候補：川地厚司 広島大 　@財務・総務 辻篤司 　A広報・論文・講演 永井純 ※ 学校代表：永井 ※ 副委員長への立候補：なし 広島市立大 　財務・広報・論文・講演　　高木充 ※ 推薦者が１名のため高木さんには４つの職を兼任して頂く。 ※ 副委員長への立候補：なし 島根大 ※　配属調整中 ３． CFPについて（議事提示者：長田繁幸） Call For Paper（以下、CFP）の役割： 　@他大学に対して、HISSの論文を募集していることを知らせる。 　AHISSの宣伝をする。 論文・TP委員では、５月２５日までにCFPの完成を予定しているが、昨年よりほぼ２ヶ 月早い時期に作成しようとしており、HISSのテーマ、講演のテーマ、協賛の詳細などCFP に盛り込むべき内容の多くが決まっていないのが現状であり、５月２５日までにCFPの完 成は困難である。 そのため、５月２５日までにFirst CFP（以下、FCFP）の完成を目指すことにした。 FCFPの他大学への配送方法は今後検討する。 参考として、去年のFCFPには、日時、会場、論文の分野、問合せ先、HPのアドレスが掲 載されていた。 CFPは、目立つフォーマットにする。 ■ 進捗状況 　CFPの宛て先は、中国、四国、九州の他大学についてはほぼ確定した。 論文・TP委員内で、誰がどこの教育機関へCFPを送るか、というCFP配送の役割分担 が完了した。 ■ 今後の予定 　今年は新たに関西圏からも論文を募集する予定である。 　論文を募集する関西圏の各教育機関はまだ具体的に決めていないので、今後決めていく。 　CFPにIEEEのロゴを使用する上で許可が必要ならば申請をする。 　５月２５日までにはCFPもしくはFirst CFP（CFPの前段階のもの）を作成する。 　FCFPの配送方法を決める。 　去年、CFPの作成に費用がいくらかかったか問い合わせる。 ■ CFP作成上、各委員から論文・TP委員へ伝えてもらいたいこと 　新企画委員：新たに行う企画 　広報委員：HPのアドレス 　財務委員、総務委員：協賛の情報 　総務委員：代表者の問い合わせ先の詳細 ４．案内状について CFP（FCFP）を他大学に送る際に、案内状も一緒に出す。 案内状には、HISSの趣旨などを明記する。 具体的な内容は論文・TP委員と相談して決める。 ５月上旬を目標に案内状の完成を目指す。 ５．講演テーマについて（議事提示者：安川幸宏） 基調講演、パネルディスカッションのテーマをそれぞれ決めなければならない。 各大学でテーマ案を考えておいてもらい、第一回の実行委員会で決定する。 ■ 今後の予定 　去年のテーマ決定までの流れを前任者に問い合わせる。 ６．テーマについて 去年と同様にしてテーマを決める。 各大学でいくつかテーマを出してもらっておき、第一回目の実行委員会でテーマを決める。 ７．第一回目の実行委員会にむけて 予算がいくらかかるか調べる。参考として、去年は30万円かかっている（交通費、会場の 場所代など）。 昨年の全予算150万円のうち、30万円がこの第一回目の実行委員会にかかっているので、 無料で借りれる会場などを探し、この第一回目の費用を抑える。 総務委員は、無料で借りれる会場を探す。また、当日の参加者の全体の予定を把握してお く。 財務委員・総務委員で当日の参加者の交通費などを把握する。 総務委員は、参加者から都合のよい日を聞いておくこと。また、前年度の実行委員長と実 行副委員長へも第一回目の実行委員会へ参加可能か聞いておく。 開催日については、中右と前年度の実行委員長の予定を優先して決める。また、土曜日に 行う予定である。 参加者の名札を作成する。 ■ 第一回目の実行委員会での主な項目 　各委員長・委員への就任の承認 　出席者全員からの挨拶 　第七回HISSのテーマの決定 ８．ポスターについて（議事提示者：小原真由美） 候補者がいなければ、野村の知人にポスター作成を依頼することにした。 ポスターについては、HISSの開催日一ヶ月前には完成させておく。 10月上旬までには業者に依頼する。 ９． 助成金に関して 例年では、助成金依頼は総務委員が担当していたが、現状では総務の人数が少なく、かつ、 総務への仕事が今後増えてくることを考慮して、今年度の助成金依頼は、財務委員が担当 することにした。 財務委員長の野村の推薦により財務委員の永田が助成金依頼をすることになった。 財務委員で助成金依頼が忙しくなった場合は総務へ連絡をし、手伝ってもらう。 助成金の申請は、学生だけではできないので、助成金の依頼が可能な財団を調べて見つか った場合は、甲本先生、小西先生へ連絡を取り、助成金の申請をお願いする。 １０．講座開設についての報告（議事提示者：野村洋平） 口座開設が完了した。 ４月２２日HISS用講座開設 　銀行名・支店名 ：中国銀行・津島支店 　店番号 ：123 　口座番号 ：1526616 　口座名義 ：IEEE広島支部　学生シンポジウム　会計　野村洋平 　口座名義フリガナ ： 　　アイトリプルイーヒロシマシブ　ガクセイシンポジウム　カイケイ　ノムラヨウヘイ 今後の予定 各委員ごとの予算案を集計し、集める資金の目標金額を決定する。 １１．連絡事項 委員長宛てのメール、委員長同士のメールは中右、小西、池上へもCCとして送ること。 手間を減らし、連絡をスムースにするためです。 　　　　中右貴明：nakau@eplab.elec.okayama-u.ac.jp 　　　　小西貴之：konishi@infsys.cne.okayama-u.ac.jp 　　　　池上諭：ikegami@cntr.elec.okayama-u.ac.jp HISSの判子は今現在野村君が持っている。 委員長は掲示板を頻繁にチェックすること。 新企画委員で新企画などが決まれば、広報へ連絡をする。