第７回IEEE広島支部 学生シンポジウム HISS第２回実行委員会議事録 日時：2005/08/11（土）14:00〜17:15 場所：岡山大学工学部８番教室 司会：中右貴明　　　　　　書記：小西貴之 -------＜参加者＞------- 理事の先生方 　　　土屋敏章 　　　榊原勝己 　　　小西正躬 　　　甲本卓也 岡山大学 　　　野村洋平 　　　小原真由美 　　　長田繁幸 　　　小西貴之 　　　中右貴明 　　　越智幸治 　　　秋山幸二 鳥取大学 　　　浦瀬新也 山口大学 　　　村山卓也 　　　川地厚史 　　　杉脇正晃 　　　宮本美緒 島根大学 　　　三島誠史 広島市立大学 　　　高木充 広島大学 　　　永井純 ポスターデザイナー 　　　川久保善弘 ------------------------ 1. 理事の先生（土屋先生）からの挨拶 土屋先生から以下の項目に関する話があった。 ・ なぜ実行委員をやろうと思ったのか ・ HISSの趣旨等について ・ 考えてください。議論してください。 ・ これまでの指摘 　 （１）予算案の指摘 　 （２）基調講演、パネルディスカッションの企画書作成 　 （３）表彰制度（研究賞、プレゼンテーション賞） ・ 予算について 2. 各委員長からの中間報告 各委員長から中間報告が行われた。 各委員長からの詳細な報告内容については当日配布された資料を参照のこと。 以下、各委員長からの中間報告後の質疑応答の内容について各委員毎にQ&A形式で記載しておく。 ■ 総務委員 Q：協賛・後援が決定する日付はいつころになるか。 A：昨年は８下旬に団体が決定していた。今年も昨年と同じくらいに決定する予定である。 Q：岡山駅から岡山大学までのバスの時刻表はプログラム集に載せるのか。 A：プログラム集を作る際に広報委員で載せる予定である。 なお、時刻表はプログラム集とポスターにも載せる予定である。 また、HISS当日にバスを利用する人のおおよその人数を総務委員がバス会社に伝えておく。 そうすることで、臨時バスが出される可能性あり。 総務委員が広報に臨時バスの有無を知らせた後、広報がプログラム集に載せる時刻表の情報を整理する。 Q：協賛・後援依頼の方針はどうなっているのか。 A：昨年度協賛して頂いた団体には礼儀として今年度も依頼をした。 今年度新たに依頼した団体は岡山県を中心にリストアップをした。 依頼の方針：昨年のデータを参考にして依頼した。 去年のデータのみを用いて依頼したのは反省するべき点。 ■ 新企画 Q：高校生体験企画で招待する高校生は何人を予定しているのか。 A：３０人ほどを招待する予定である。 高校の選定や高校生の募集は新企画が中心になって行う。 どうしても募集できない場合は先生に力を貸していただく。 なお、送迎バスの必要性については高校の選定後に判断する。 また、去年の予算案はあてにならないのでバス会社に送迎費用の見積もりを取っておく。 Q：機材を中国エネルギーフォーラムからレンタルする際、HISSは学会活動であるため、 それが中国エネルギーフォーラムの趣旨と反しないか。 A：中国エネルギーフォーラムが学会の活動に対して協力してくれた前例があるので大丈夫だと思われる。 Q：高校生体験企画で募集する高校はどの地域の高校を考えているのか。 A：岡山県内（出来れば市内）の高校から募集する予定である。 また、体験講座の会場は岡山大学の電気電子棟の一室を使用する予定である。 Q：中国エネルギーフォーラムからレンタルできる装置の数はいくつか。 A：簡易実験の装置が２つ借りれる予定である。来場した高校生30人を２組に分けて実験を行う。 また、装置は無料で郵送してもらえる。 Q：高校生体験企画に30人以上来た場合はどうするか。 A：昨年は募集の段階で高校側で人数調整を行ってもらい30人にした。 今年もそうしてもらう予定である。 ■ 会場委員 Q：会場の場所や入り口等を知らせる案内板については考えているか。 A：まだ考えていない。検討を行う。 Q：パネルを業者に依頼する場合、その依頼先については決まっているのか。 A：パネルの依頼先は決まっていない。 現在、岡山大学内でパネルを借りれるかどうか探している。 また、業者からのレンタルも検討している。今後、業者に見積もりを依頼する予定。 Q：基調講演、パネルディスカッション（以下、PD）の会場は現状では狭そうだがどうするのか。 A：基調講演は、Ｌ字型部屋（第一・第二セミナー室）で行うことにした。 PDは、テクニカルプレゼンテーション（以下、TP）会場である大講義室のパネルを片付けて 大講義室で行うことにした。 ただし、PDで使用するパネルについては業者の利用の有無等まだ未決定の事項があるため、 会場委員においてパネルの運用について早期決定する必要がある。 Q：170件近いTPをどのような構成で行うか。 A：自然科学研究科棟の２階の大講義室と同じフロアの他の部屋で行う。大講義室では、PDも行う のでPDを考慮に入れておかなければならない。また、TPの発表者一人当たりが使えるパネルの 面積等も決めておく。 Q：会場のロビーは使用可能であるか。 A：未確認である。調べる必要あり。 ■ 講演 Q：支出で“机、椅子、備品など”の2万円はどういうことなのか。 A：去年の資料を見て支出として勘定した。会場を見たところ、必用ないと思われる。 Q：パネリストの有力な候補者としてどうして鷲尾先生を選んだのか。 A：広報委員で中四国の大学からパネリストに適した先生のリストアップを行い、 広報委員内での投票によってパネリストとして有力な候補者を絞った。 その一人として鷲尾先生が選ばれた。 上記理由では不十分。どうして鷲尾先生を選んだか外部に説明できる明確な理由が必要である。 投票して1位だったからでは説得力にかける。他の候補者についても同様。 ■ 財務 Q：HISS当日の実行委員の交通費・宿泊費の支給について。 A：HISS当日の実行委員に対する交通費・宿泊費は、従来、支給されていなかった。これまでは、（多分、多くの） 実行委員が論文を投稿していたため、これらの費用は所属機関から支給されていた。 今年度は、論文を投稿していない実行委員が多数いる可能性がある。そこで、HISS当日に出席する岡山県外 の実行委員で、論文を投稿していない人がどのくらいいるのかを調査することになった。 ■ 論文TP Q：CFPは各学科宛てに郵送しただけであるため確実に掲示されていない恐れがあるのではないか。 A：郵送したCFPに同封した窓口に対する手紙の文面に、学生へ周知する手配をお願いする一文を 付け加えるべきであった。 各研究室に配布する旨しか書かれてなかったため、掲示されていない可能性がある。 Q：表彰制度の論文賞についてどのような方式で行うのか。 A：支部・役員の方に審査をしてもらう従来通りの方式で行う。 Q：TP賞の選考基準について。 A：現在挙がっている問題点に対して委員内で議論を行い、その問題点を解消できるか検討する。 Q：論文集の構成をどのようにするのか。集まった論文はどのような順番で掲載されるのか。 A：各分野数は合計で６（その他含む）つ存在する。論文集では各分野ごとでまとめる。 当日のTPの配置については会場委員と相談して決める。 その際の基準について、 「各分野を均等にばらかせた方がよい。」、 「研究室展示とかぶっているTPを考慮するべきである。」、 等の意見が出た。論文TP委員内で当日のTPの配置について検討を行う。 また、会場委員と相談して会場のパネルの仕様を早急に決めなければならない。 また、当日のTPの希望日（1日目、2日目、両日）については広報委員でアンケートをとる予定である。 Q：TPで使用する機材のアンケートを行うのか。 A：アンケートを行う予定である。デモが出来るような環境を提供するべきだと考えいてる。 その際、電力の問題を考慮する必要がある。 電気工事については、会場（自然科学研究科棟）と相談する必要がある。 電気工事を学生の電気工事屋でやらせてもらえるのか等。 許可がおりれば宮本さん（第二種電気工事士）が電気工事を行う予定である。 また、業者に依頼する場合は、依頼する際に、具体的なデータ（どれくらい機材を使うのか等） がある程度必用になる。 ■ 広報 Q：プログラム集の完成時期はいつか。 A：HISSの直前あたりを予定している。プログラム集の郵送は考えていない。 Q：プログラム集には時刻表などが載っているので事前に送るべきではないか。 A：時刻表などはWEBで事前に周知する予定である。 今回申し込みはWEBでのみしているため参加者はWEB環境があるものと想定している。 10月末頃に「決定事項等を後日周知する旨のメール」を参加者に送信することにした。 また、それに併せて上記メールの予告メールを近いうちに送信することも検討する。 ■ 全体を通して注意すべき点 より具体化してより精密化した予算案を各委員でまとめる。変化が生じた委員は連絡を行う。 現時点で大きく変化しそうな予算（支出）は、バス代、交通費・宿泊費、パネル費用である。 自分のかかわる過去の資料（昨年以前のものも）だけは見ておき、各自把握しておく。