IEEE Japan Council: Chapter 活動支援
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Chapter 活動支援

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最終更新日 2011年12月5日

●Chapter支援の考え方とその運用に関する留意点●

Chapter Operations Committee
2011.12改定 (Ver.9)

Chapter支援に当たっての基本的考え方

Chapterは、IEEE会員が人間的にまた専門家として成長することを手助けする貴重な機会となる様々な活動を、地域の状況に応じてきめ細かく提供する。 このChapter活動の一層の活性化のために、Chapterが実施する行事・企画のうち、 以下の3つの条件をいずれも満たすものについては財政的な支援を行うことが出来る

  1. IEEE会員の技術的、教育的、専門的要望に応える行事・企画であること、または、IEEE会員増に結びつく行事・企画であること。

  2. Chapterが主体的に活動し、それが外部から見てもはっきりわかる行事・企画であること。

  3. 支援費がIEEE会員と直結したところで、はっきり目に見える形で使われる行事・企画であること。 (役員の会合や一般的なChapterの事務費などには支援しない。)

Chapter支援費の運用に関する留意点

  1. Chapter所属会員が直接そのbenefitを受ける活動を支援する。

  2. 支援する事業は「主催」「共催」に限定し、「協賛」「後援」等には支援しない。 但し、「協賛」「後援」であっても全体の行事の中で、 その部分だけ取り出してChapterの主体性が確保されると共に外部から見てそれが明確になる場合には支援できる。

  3. Chapterが主催・共催する講演会等では、主催・共催団体のメンバーからの講師・パネラー等はボランティアベースが基本である。 IEEE会員あるいは共催学会会員の講師・パネラーへの講演謝礼は支援しない。 非会員への謝礼は支援できる。 また、会員、非会員を問わず、旅費(最も経済的なルート・チケット種別)・宿泊費等(ただし国内)は実費支援できる。

  4. 一般的な財政援助ではなく、具体的な支出項目について支援する。

  5. 1事業に対する支援費の上限は20万円とする。(事業実施の1ヵ月以上前に申請し、承認を受ける。) なお、一つのChapterが年度内に行う複数の事業に対して支援することを妨げない。

  6. Marker Chapter支援費申請についてはこちらをクリック
  7. 支援事業については、Chapterのホームページ等によりChapter会員に周知すること。 (表彰に関しては、必ず事前に実施内容を周知するとともに、表彰結果をホームページに掲載すること。)

Chapter支援費の運用に関する例示

  1. 他学会の通常の学会活動(全国大会、常設の研究会など)への一般的な財政援助となるものは支援しない
    (留意点A, D)

  2. 他学会の場を借りた場合でも、独立または共同で、Chapterが主体になって活動していることが、 外部からはっきりわかる事業を実施する場合には支援する。(留意点B)

    (例) 共催・協賛する研究会やシンポジウムの中で「IEEE ○○ Society Japan Chapter Distinguished Lecturer講演会」 を開催する場合で、その部分についてはChapter主催であることが明確になっている場合。

  3. Parent Societyが主催・共催する国際会議等への全体的なサポートは支援しない
    (留意点A, D)

  4. Parent Societyが主催・共催する国外開催の国際会議等で、Parent SocietyがスポンサーとなるAward事業へは支援しない。 (留意点A:国外開催の国際会議等においてParent SocietyがスポンサーのAwardを支援しても、全世界的なIEEE活動の中で、 Parent Societyのactivityをアピールすることに止まり、Chapter所属の会員が直接そのbenefitを受ける活動に該当しない。)

  5. Parent Societyが主催・共催する国内開催の国際会議等で、全体的な会議運営とは独立した形で、 Chapterの主体的な活動としてはっきり見える形で実施される事業は支援する。(留意点Bを満足)

    (例)Parent Societyが主催・共催する国際会議で、優秀な学生発表論文に対し、Plenary Sessionで“Student Award”を授与。 (国内開催であるため、Chapter所属の多くの会員に、Chapterの活動が直接見える。学生対象の賞であり、若手獲得・ 育成の趣旨に合致する。)

  6. 他学会や国際会議の会場にブースを設置してIEEE会員の勧誘を図る活動は、ブース設置自体が会議運営費の支援 とならないことが前提となる。

  7. 若手獲得・育成のための企画

  8. ・ 若手論文賞などの各種表彰において、賞金、賞品の授与や渡航費用の援助などを行う場合は、 その対象者はIEEE会員または会員になることを承諾したものに限る。(留意点A)

    なお、表彰に関わる支援費は、その表彰が学生(大学院生を含む)のみを対象としている場合は一人3万円、 一般を含む場合は一人5万円、グループを表彰する場合は一団体10万円を限度とする。 いずれの場合も支援総額は20万円以内とする。 支援費に含まれる項目は、賞金、賞品、渡航費、及び、賞状、盾、などといった受賞者個人または団体に授与されるものの他に、 会場費などの表彰に関係する経費を含むものとする。(留意点E)

    また、必ず事前に、表彰の実施内容をChapterのホームページに掲載するなどして周知するとともに、 表彰結果をホームページに掲載すること。(留意点F)

    (支援実施例)

    ・ 若手論文賞(海外での国際会議への参加を支援): 国外開催の国際会議への若手会員の参加奨励を目的として、 論文コンペティッションを実施し、論文賞受賞者に渡航費用を援助。

    ・ 若手表彰(Young Engineering Award): 当該分野の最も権威ある国際学会での発表論文を対象にして、若手の優秀論文を表彰。 一例としては、35歳以下の若手を対象とした賞を設立し、Award情報をHPに掲載。 表彰に関わる支援費として、賞金(3万円×3名)、盾(1.2万円×3名)、賞状(3千円×3名)を申請した。

    ・ 国内開催の国際会議で、我が国の優秀な学生発表論文に対して”Student Award”を授与。 一例としては、表彰委員会でChapter Awardのガイドラインに沿って優秀発表者5名を選出し、指導教官の臨席を得て表彰式を開催した。 副賞の図書券(2万円×5名)、賞状(3千円×5名)、会場費8000円の支援費を申請した。

    ・ 英語発表クリニック: 国外開催の国際会議発表予定者に対する英語口頭発表練習会。 ただし、会場費の支援を主とし、講師などは極力近隣から募り旅費の軽減に努める。 実施効率に留意して発表練習者の最小催行人数を定め、参加募集を行うこと。

    ・ 外国人講師の講演会での通訳:学生参加者の講演内容への理解度向上がねらい。

  9. 旅費、宿泊費については実費精算を原則とする。海外旅費、グリーン車、Jクラス、スーパーシート等のプレミアム料金は支援しない。 宿泊費については、必要と認められる最小限の宿泊数とし、一泊あたりの宿泊代は常識の範囲とする。 また、会場費、旅費、宿泊費などのキャンセル料金については支援しない。(留意点C)

    講演者の主目的が同時期に開催される他の行事への出席である場合には、旅費・宿泊費の支援は、純粋に支援事業のために追加が必要になった部分のみとする。

  10. 共催事業の講演会等の経費(会場費、印刷費、アルバイト代など)については、参加費が無料の場合には、 分相応の支援はできる。ただし、資料代のみが実費相当で有償の場合には、資料代を除いた部分に対して分相応の支援はできる。(留意点D)

    飲食代は原則支援しない。しかし、講演会での講師への水など講演に必要と認められるものについては分相応の支援はできる。

  11. (注)   本文中のChapterは、IEEE Japan Council 傘下のJapan Chapterと国内支部傘下のChapterの両者のことをさす。

  1. 申請書は、事業実施の1ヶ月以上前に提出すること。
    なお、支援費として講師の交通費や宿泊費を申請する場合、講師になる方が別の目的で来日などされる時は、 支援費の対象者(講師)の全体の旅程表を提出して下さい。様式は自由です。

  2. 申請の諾否は、Chapter Operations Committee Chair が決定します。

  3. 下記の申請書をダウンロードしてお使い下さい。提出は、e-mail: jc@ieee-jp.org  への添付でも結構です。

ご注意願います
Chapter申請書のファイル名は「support_SP-01_20110104」のように「support_chapterコード_提出日の日付」で統一して下さい。 またメールにて送信頂く際のSubject も「chapter支援費申請(chapterコード (ex.SP-1)」に設定の上、送信お願いします。 異なるsubject 名で申請書を送信されますと、処理が遅れる場合があります。

Marker 申請書 (Word)
Marker 申請書(共同提案用) (Word)


Chapter Awardについて

  1. Chapter Award については事前の登録をお願いしております。こちらから登録用紙(Excel)をダウンロードして 必要事項をご記入の上、jc@ieee-jp.org 宛てにお送り下さい。

    Marker サンプルはこちら

  2. Chapter Awardのガイドラインはこちらをご参照下さい

  3. 登録済みのAward 一覧

  4. Award 表彰状の推奨フォーマット (PowerPoint)

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